Коллеги обсудили основные правила и нормативы.
Оборот личных дел студентов в колледже включает в себя различные процессы, такие как формирование, ведение и подготовка дел к сдаче в архив.
Первичное оформление личного дела поступающих происходит в приёмной комиссии колледжа. На каждого поступающего заводится личное дело, в котором хранятся все документы. В состав дела могут входить, например: заявление о приёме, согласие на обработку персональных данных, оригинал документа об образовании и другие.
В течение обучения личное дело студента пополняется оценками, выписками из приказов о переводе с курса на курс, об отчислении и восстановлении студента, об академическом отпуске. Прилагаются характеристики с места прохождения практики, сведения о поощрениях и выговорах. Если студент во время учёбы изменил семейное положение, то в личное дело подшиваются также копии свидетельства о браке, о смене фамилии.
После окончания обучения личное дело студента пополняется выписками из приказов о допуске учащегося к сдаче государственных экзаменов, защите дипломной работы, обходным листом, копией приказа об окончании колледжа, копией диплома и вкладышем с оценками.
Хранение личных дел в колледже осуществляется следующим образом: в период поступления и обучения систематизация личных дел (индивидуальных папок, оформленных на каждого студента отдельно) происходит по группам/курсам и профессиям/специальностям, папки хранятся в отдельном шкафу помещения соответствующего структурного подразделения.
Доступ к личным делам имеет только работник, отвечающий за ведение и хранение личных дел обучающихся, и его непосредственные руководители. Иным лицам право доступа может быть предоставлено на основании служебной записки с резолюцией заместителя директора по учебной работе.
Эти и другие правила и нормативы создания и хранения личных дел студентов во время очередных консультаций обсудили работники отделов кадров нашего колледжа и ГБОУ СПО ЛНР «Стахановский колледж имени Героя социалистического труда К.Г. Петрова».
Кроме того, отдел кадров БПОУ ОО «ОКОТСиТ» высказал практические рекомендации по работе с личными делами студентов, привел примеры из своего опыта для иллюстрации рекомендаций. Коллеги рассмотрели возможные риски и сложности в отдельных случаях при обороте и хранении личных дел студентов.
